Hoe vind je de geschikte kandidaat in 24 uur?

Soms vallen er vacatures binnen die meteen opgevuld moeten worden. Als een kip zonder kop beginnen veel recruiters berichtjes te sturen naar iedereen die de vacaturenaam als functieprofiel hebben staan op LinkedIn. Onhandig, want je maakt je volledig afhankelijk van de kandidaat: reageert de kandidaat wel of niet op jouw berichtjes? Sterker nog, je kunt helemaal ‘lost’ raken in alle berichtjes die je hebt gestuurd. In deze blog lees je handige tips over hoe je het beste de geschikte kandidaat in 24 uur kunt vinden of te wel 1440 minuten!

Searchen of sourcen?

Ben jij een searcher of een sourcer? Veel recruiters zijn echt aan het zoeken naar profielen op LinkedIn en sturen deze profielen berichtjes. Dit kun je zien als searchen.

Sourcen gaat verder dan dat. Een sourcer doet eerst onderzoek voordat hij of zij gaat searchen. Hij of zij brengt het volgende in kaart:

• Het zittende team waar de kandidaat gaat werken: wie zijn dat? Welke soft skills heeft de kandidaat nodig om hier tussen te passen?
• De organisatiecultuur: wat maakt een ‘cultural fit’ tussen de organisatie en kandidaat?
• Verwachtingen van de hiring manager
• De vacature: welke hard skills heeft de kandidaat nodig om de functie te kunnen uitvoeren?

Op basis van deze analyse bepaalt de sourcer zijn zoekstrategie en wordt daardoor veel effectiever en dus sneller. Wij raden ook aan om dit eerst te doen voordat je aan de slag gaat.

💡 Maak op basis van deze informatie meteen een template bericht in de ‘natural language’ van de kandiaat, die je naar kanshebbende profielen gaat sturen. Je kunt deze in TypeItIn zetten. Een programma die automatisch berichtjes voor je typt. Just check it out!

Vraag zoveel mogelijk 'peer profiles'op

Als je op LinkedIn, Indeed of andere vacaturebank aan het zoeken bent, kom je profielen tegen die wel al gebakken zitten in hun huidige baan, maar wel een mooi voorbeeld zijn van een kandidaat die je zoekt. Verzamel deze! Loop ook een rondje door het bedrijf en vraag de geschikte kandidaat kort te omschrijven bij collega’s en doe dit ook bij de eindklant. Zo heb je een goed beeld van wat je zoekt.

Maak een candidate persona

Als je de zoekstrategie en peer profiles hebt staan, kun je dit meenemen in een candidate persona. Een candidate persona omschrijft een fictief profiel van de geschikte kandidaat. Dit is aan de hand van een lijst met vragen, demografische kenmerken, omschrijving en een fictieve naam als ‘Kim’ of ‘Kees’. Een candidate persona zorgt ervoor dat je een goede richtlijn hebt bij het zoeken en dat je het team in het zoekproces kan opschalen. Namelijk, als je meer collega’s nodig hebt bij het zoeken, laat je ze de candidate persona doornemen voordat ze aan de slag gaan. Zo weet je zeker dat het zoekteam op één lijn zit met wat een geschikte kandidaat inhoudt.

Heb de candidate journey op orde!

Voordat het zoeken begint, moet je wel weten welke en hoeveel stappen er nodig zijn voor een hire. Sterker nog, je moet weten welke stakeholders betrokken zijn bij welke stappen en hoeveel tijd er nodig is per stap. Breng eerst de stappen in kaart die een kandidaat doorloopt, kijk vervolgens wie de verantwoordelijkheid draagt per stap en als laatste hoeveel tijd elke stap kost. Verifieer deze tijdsinschatting ook bij de stakeholders. Heb je dit niet op orde en ga je gewoon zoeken? Dan kan je de kandidaat niks garanderen qua opvolging en eenmaal de draad kwijt, dan ben je hem voor altijd kwijt (of je vindt hem weer na de deadline). Dit kan je niet hebben als je maar 24 uur hebt.

Creëer een kleine campagne op Facebook en Instagram

Je wilt van alle opties gebruik maken, dus je moet verder kijken dan alleen zelf kandidaten benaderen. Facebook en Instagram advertenties zijn uitermate geschikt om snel advertenties op te tuigen. Waarom?

• Het platform waarin je het bouwt is makkelijk te gebruiken
• De advertentiecontrole is het snelst
• De kosten voor adverteren het laagst

Zo zorg je ervoor dat kandidaten jou ook laagdrempelig kunnen benaderen! Het werkt makkelijker om mensen te bellen die uit zichzelf interesse voor de vacature tonen, dan mensen overtuigen dat ze interesse hebben in de vacature.

Kandidaten worden vanuit deze campagne doorgestuurd naar een vragenlijst. Een voorwaarde van deze vragenlijst is dat je de hard skills van de vacature verwerkt hebt in leuke multiple choice vragen. Let op, geen open vragen! Dit heb je namelijk nodig om te kunnen automatiseren, wat tijd bespaart.

Automatiseer

Wanneer iemand zich aanmeldt voor de vacature via jouw campagne op Facebook en Instagram, de berichtjes die je via LinkedIn hebt gestuurd of door het doorzoeken van de Indeed vacaturebank, wil je dat deze kandidaten gelijk een reactie krijgen. Nu begrijpen wij dat je maar een mens bent en niet alles tegelijk kunt. Gelukkig leven we in 2019 en zijn er slimme oplossingen.

Kijk naar de voorwaarden van je profiel die je eerder hebt opgesteld in combinatie met je vragenlijst uit de vacature en maak twee lijsten. Eén lijst met alle voorwaarden voor een geschikt profiel en één lijst met alle voorwaarden voor een ongeschikt profiel. Bouw deze lijsten ook in je ATS of CRM.

Ga vervolgens aan de slag met een zogenoemde ‘bevestigingse-mail’, waarin alle informatie overzichtelijk op een rijtje staat over wat ze kunnen verwachten. Naast het hebben van een bevestigingse-mail, heb je ook een afwijse-mail nodig. Waarom? Als je maar 24 uur hebt om de geschikte kandidaat voor te stellen, heb je echt geen tijd om kandidaten te bellen die niet eens door het lijstje hard skills komen.

Op basis van je twee lijsten en de e-mails kun je antwoorden automatiseren met Zapier en het desbetreffende e-mailprogramma wat jouw organisatie gebruikt.

Zoeken met Boolean search

Profiel in kaart: check, campagnes staan aan: check, automatisering: check, wat nu? Je gaat natuurlijk ook zelf zoeken en berichtjes sturen, je trekt natuurlijk alles uit de kast om deze spoedklus goed af te ronden. Boolean search gata je hier een handje bij helpen.

Waarschijnlijk weet je er al alles vanaf als doorgewinterde recruiter, maar wie weet vind je toch nog een paar waardevolle tips in dit blok over Boolean search.

But first, a recap! De term ‘Boolean’ is afgeleid van de achternaam van George Bool: een negentiende-eeuwse wiskundige die logische redeneringen toepaste op cijfers. Met Booleaans zoeken 'filter' je alle slechte zoekresultaten uit je zoekopdracht. Dit levert resultaten op die je echt zoekt! Hoe? Door je voorwaarden goed in te stellen in je zoekbalk.

Schrijf een paar zoeksuggesties uit voordat je ze daadwerkelijk intypt in de zoekbalk. Scoor ook je zoeksuggesties, dan weet je of je al dicht bij de geschikte kandidaat bent of nog even aan de slag moet voor de juiste zoeksuggestie.

Gevonden!

Als je alles uitvoert in de volgorde als hierboven beschreven, ben je hier ongeveer 8 uur en 45 minuten bezig: iets meer dan een werkdag. De bovenstaande volgorde aanhouden bespaart tijd. Je bent bijvoorbeeld sneller met het opstellen van een candidate persona als je daarvoor onderzoek hebt gedaan naar het profiel.

Deze werkzaamheden van de werkdag moeten nog hun vruchten afwerpen en daar gaat een nachtje slapen overheen. Ook tijdens het nachtje slapen loopt de tijd door voor het vinden van de geschikte kandidaat, zoals jullie wel herkennen. De dag na het optuigen van de bovenstaande werkzaamheden zouden moeten resulteren in een voorstel van een geschikte dag!

Maar, uiteraard kun je nog onbekend zijn met een candidate persona, Zapier, Facebook en Instagram advertising of Boolean search. Dat betekent dat je langzamer bent met het uitvoeren van de werkzaamheden en dus niet binnen 24 uur de geschikte kandidaat vindt. Het is dus noodzakelijk om dit alles een keer door te nemen voordat je voor de bijl gaat.