Leads activeren? Zet e-mail automation in!

Maak jij al gebruik van e-mail automation om je leads warm te houden en te activeren? Deze marketingtool is een veelgebruikte manier om de juiste boodschap, naar de juiste persoon op het juiste moment te zenden. In deze blog vertellen wij de voordelen van e-mail automation voor jouw organisatie inzetten en hoe je dat doet. Lees snel verder!

Wat zijn de voordelen van e-mail automation?

E-mail automation versterkt je e-mailmarketingstrategie en brengt een aantal voordelen met zich mee:

Het bespaart tijd

Denk aan hoeveel tijd je kunt besparen als je niet meer elke dag over je e-mails hoeft na te denken. Door je marketing e-mails te automatiseren zorgt je software voor het versturen van je e-mails op het juiste moment naar de juiste mensen. Hierdoor hoef je niet zelf handmatig elke e-mail los naar je contacten te versturen. Nu kun jij je focus weer leggen op de activiteiten die echt helpen om jouw organisatie te laten groeien.

Het maakt personalisatie makkelijker

Op basis van verzamelde contactgegevens van je leads kun je je contactlijsten segmenteren. Die segmentatie maakt dat je bijvoorbeeld beter de interesses, baan en functietitels van je contacten in kaart hebt waar je met je e-mails op kan inspelen. De kans is dan ook groter dat zij hierop reageren en je een langdurige relatie met hen opbouwt dan bij een algemene e-mail. Je geeft namelijk het gevoel alsof de mail speciaal en alleen voor hen is bedoeld.

Helpt om leads door de sales funnel heen te bewegen

Merk je dat je bijvoorbeeld veel verkeer naar de website trekt of dat veel mensen zich aanmelden voor een nieuwsbrief, zonder dat je daar sales qualified leads uithaalt? Dan kan het zijn dat je je leads ergens in de sales funnel verliest! Regelmatig e-mails sturen houd je leads warm, mits de content is aangepast op de interesses van de doelgroep. Lees in de volgende alinea bij de laatste stap hoe je dat doet.

Zo stel je een e-mail automation workflow op

1. Bepaal het doel van de e-mail automation workflow

Voor elke marketingtool die je inzet heb je een doel nodig, zo ook voor e-mail automation. Wie en wat wil je bereiken en hoeveel e-mails zijn daarvoor nodig? Richt je je bijvoorbeeld op Marketing Qualified Leads (MQL's) of op Sales Qualified Leads? Het verschil tussen de twee is dat MQL's in de oriëntatie- en overwegingsfase zitten en SQL's in de beslissingsfase. Maak deze doelstelling specifiek en meetbaar. Bijvoorbeeld: “per 1 januari willen wij het aantal gekwalificeerde leads per maand verhogen met 10%”. Meer inspiratie voor e-mail automation campagnes vind je in de volgende alinea.

2. Kies de juiste tool voor e-mail automation

Je kunt kiezen voor een los e-mail platform zoals MailChimp of direct voor een CRM gaan zoals HubSpot. Het voordeel van HubSpot is dat je niet alleen de resultaten van je e-mails ziet, je kunt al je marketingwerkzaamheden vanaf één plek beheren. Zo kom je erachter wat naast het sturen van e-mails nog meer je doelgroep heeft getriggerd om over te gaan tot actie. Denk aan de pagina's op je website die je doelgroep heeft bezocht of op welke links ze hebben geklikt.

3. Bepaal de trigger om je workflow te starten

Om je e-mail automation workflow in gang te zetten, moet je eerst de trigger bepalen. Dit kunnen verschillende aanleidingen zijn, waardoor de eerste e-mail automatisch wordt verzonden. Bijvoorbeeld:

• Download van een
• Download van een business case
• Inschrijving van een nieuwsbrief
• Aanmelding voor een evenement/webinar etc.
• Datum van verjaardag
• Het aantal jaren dat iemand klant is
• Periode dat contacten inactief zijn
• Klik op een CTA-button

4. Bepaal de timing

Ga na wanneer de eerste e-mail na de trigger verzonden moet worden. Bij een download wil je bijvoorbeeld dat deze direct in iemands inbox komt. Dit geldt ook voor de aanmelding voor een evenement, webinar en/of nieuwsbrief. Een directe bevestigingsmail laat weten dat de inschrijving is gelukt. Bij triggers zoals een datum van verjaardag of het aantal jaren dat iemand klant is wil je de e-mails op de dag zelf of zelfs een paar dagen van tevoren versturen.

5. Bepaal de frequentie

De frequentie is van toepassing als je workflow uit meerdere e-mails bestaat. Wat de goede frequentie is van je e-mails hangt ook van je doelstelling en doelgroep af. Wil je je leads warmhouden zodat ze jouw bedrijf niet vergeten? Dan is één keer per twee weken een e-mail voldoende. Bevatten jouw e-mails acties die verlopen? Dan is elke week een e-mail een goede keuze. Natuurlijk hoort hier ook testen bij! Als je merkt dat veel mensen zich uitschrijven als je wekelijks een e-mail stuurt, probeer dan eens tweewekelijks een e-mail te sturen.

6. Bepaal de content per e-mail

Wat je in je e-mail zet is bepalend voor het succes van je campagne. Denk goed na over wie je gaat aanspreken, wat je van hen verwacht en wat zij interessant vinden. Zorg dat zowel tekst, afbeeldingen en eventuele links aansluiten op je doelstellingen.

7. Personalisatie en onderwerpregel

Personaliseer de inhoud van je e-mails aan de hand van de customer journey en besteed aandacht aan de onderwerpregel. Door je e-mails aan te passen op de verschillende fases van de customer journey en deze op het juiste moment te laten versturen, blijven je e-mails relevant en spreek je je leads eerder aan. Deze interesses en behoeftes verschillen per fase:

• Awareness fase: in deze fase is je lead er net achter dat die een probleem heeft en zoekt daarvoor een oplossing.
• Consideration fase: je lead heeft in deze fase het probleem duidelijk gedefinieerd en zoekt naar alle mogelijkheden om het op te lossen.
• Decision fase: je lead weet in deze fase welke methode nodig is om het probleem op te lossen en zoekt de juiste organisatie om hierbij te ondersteunen.

Download ook onze e-mail marketing cheatsheet waarin wij nog dieper ingaan op je e-mailstrategie aanpassen op de customer journey! Daarnaast is de onderwerpregel van grote invloed op of je e-mails wel geopend worden. Onderaan deze blog kun je een handige cheatsheet downloaden die je verder op weg helpt bij het opstellen van onderwerpregels die uitnodigen tot het openen van jouw e-mails.

Soorten e-mail automation

Er zijn meerdere soorten e-mail automations die je in kunt zitten. Welke je kiest is afhankelijk van je doel. Hieronder vind je een aantal voorbeelden:

Lead nurturing workflow

Met lead nurturing zet je e-mails in om je leads continu van nuttige content te voorzien. Het resultaat? Je houdt ze 'warm' en ze blijven betrokken bij je bedrijf. Handig voor als je ze op den duur een voorstel wilt doen. Voordat je begint met lead nurturing is het aan te raden je contacten te segmenteren. Zo kun je de inhoud van je e-mails afstemmen op de verschillende behoeftes van je leads. Ze zitten namelijk allemaal in een andere fase van de customer journey en je wilt niet een koude lead e-mails sturen met aanbiedingen. Je kunt segmenteren op bijvoorbeeld het aantal bezoeken op je website, welke pagina's ze hebben bezocht of hoeveel van je content ze hebben gedownload.

Candidate nurturing workflow

Ook (potentiële) kandidaten kun je bereiken door middel van e-mail automation. Segmenteer je kandidaten op basis van specifieke kenmerken zoals ervaring, interesses en opleiding en of ze actief, latent of niet werkzoekend zijn. Stem de content en boodschap van je e-mails af op deze gesegmenteerde lijsten. Latent werkzoekenden staan bijvoorbeeld open voor contact, hebben individuele ambities, maar zetten niet zomaar de stap naar een nieuwe baan. Verwijs in de e-mails naar hen dan ook naar de unique selling points van jouw organisatie, toon oprechte interesse en speel in op het gevoel. Mensen kiezen niet voor de nieuwe functie als marketeer, maar voor een organisatie waar diegene de kans krijgt om als marketeer in alle creatieve vrijheid aan de slag te kunnen gaan. Zo stimuleer je betrokkenheid bij jouw organisatie en probeer je een relatie op te bouwen. In e-mails naar werkzoekende kandidaten kun je ze bijvoorbeeld wijzen op positieve Glassdoor reviews over jouw organisatie of carrièrebeurzen en netwerkevenementen waar jouw organisatie aanwezig is.

Welkomst en bedankt workflows

Maak een goede eerste indruk op nieuwe klanten of abonnees op je mailinglist. Verwelkom mensen met een introductiemail waarin je jezelf voorstelt en vertel wat ze van jouw organisatie en product of dienst kunnen verwachten. Een mooie toevoeging is om direct relevante content te delen waardoor ze direct zien dat jij de kennis en vaardigheden in huis hebt waar zij mogelijk wat aan hebben. Daarnaast kun je de klanten die al langer in je klantenbestand staan of trouwe abonnees op je mailinglist na enige tijd bedanken voor hun loyaliteit. Trouwe klanten dragen immers bij aan de groei en succes van jouw organisatie. Je kunt ze in een e-mail een persoonlijk aanbieding geven.

Re-engagement workflow

Dit type e-mail automation is gericht op inactieve contacten. Het doel is om hen opnieuw te activeren en weer betrokken te krijgen met jouw organisatie. Denk aan abonnees op je mailinglist die jouw e-mails niet meer openen of doorklikken. Of aan contacten die al een tijd jouw product of dienst niet meer hebben afgenomen of na een gratis proefperiode zijn afgehaakt. Afhankelijk van de tijd die verstreken is sinds hun laatste aankoop, proefperiode of e-mailklik kun je weer opnieuw contact opnemen door hier een reeks e-mails op af te stemmen. Biedt een korting aan, deel nieuwe content of geef updates over je product of dienst. Ook feedback verzamelen in de vorm van een enquête om erachter te komen waarom klanten zijn afgehaakt is een vorm van re-engagement.

Activeer die leads

Ga aan de slag met het automatiseren van je e-mails en haal meer uit je contacten database! Om ervoor te zorgen dat je e-mails daadwerkelijk geopend worden, hebben wij een cheatsheet ontwikkeld waarin wij je op weg helpen met het opstellen van indrukwekkende onderwerpregels. Download deze via onderstaande button.