Hoe besteed ik mijn recruitment budget effectief?

Het opstellen, volgen en bijhouden van een recruitment budget kan een lastige taak zijn. Zeker als je je bedenkt dat er in de loop van ieder recruitment proces kosten kunnen oplopen. Het is een must om je budget systematisch bij te houden en te blijven optimaliseren. Zo kun jij de kosten minimaliseren en bepalen hoe je jouw budget het meest effectief besteedt.

De bouwstenen van een recruitment budget

Een recruitment budget bestaat uit meerdere onderdelen. Zo heb je interne kosten (salarissen en adverteerkosten) en externe kosten (job boards). In een gemiddeld recruitment budget vind je in ieder geval deze vijf bouwstenen.

Job boards en headhunters

Deze categorie is onderdeel van je externe kosten. Elke job board dat je gebruikt – ja, ook de gratis alternatieven – moet je hier vermelden. Rapporteer het aantal vacatures en de kosten per vacature. Die kosten kunnen vast of variabel zijn, afhankelijk van of je een pay-per-click model gebruikt, of per vacature betaalt. Recruiters die je extern inhuurt, vallen ook binnen deze categorie. Die ingehuurde recruiters noemen we ook wel headhunters.

Software

Hier vallen de kosten voor je recruitment technologieën onder, zoals je Applicant Tracking System (ATS) en je Customer Relationship Management (CRM) systeem. Maar ook kosten die je maakt voor het implementeren van een chatbot bijvoorbeeld.

Adverteren

De kosten die je voor het adverteren van je vacatures of het genereren van leads maakt, schaal je onder deze categorie. Maar denk ook aan de always-on campaigns, SEA en de LinkedIn premium accounts! Ben je bezig met adverteren? Dan heeft het heel veel zin om ons gratis ROAS-template te downloaden. In het template staan meerdere formules om het succes van je campagne te meten, zoals: click-through-rate, cost-per-lead, cost-per-acquisition en return-on-ad-spend.

Salaris van je team

Een belangrijke en grote kostenpost: je recruitment team! Deze kostenpost gaat alleen over het team dat je intern inzet, headhunters horen bij de eerste categorie. Je kan de kosten berekenen door het aantal recruiting uren te vermenigvuldigen met het uurloon van je werknemer(s). Die kosten kunnen erg oplopen wanneer een manager (die een hoger uurloon heeft dan een recruiter) tijd vrij moet maken voor werving. Zijn of haar tijd is immers een stuk kostbaarder! Het is dus slim om tijd zo efficiënt mogelijk in te delen. Dat betekent: een manager pas inzetten in het recruitment proces als het rendement hoog is. Dat wil zeggen wanneer de potentiële kandidaat grote kans maakt om een hire te worden.

Werkenbij pagina

Het is belangrijk dat de Werken bij pagina van jouw bedrijf er aantrekkelijk uitziet en gemakkelijk in gebruik is. Kosten in deze categorie omvatten design, development en onderhoudskosten en kunnen onder de interne als externe kostenpost vallen. Afhankelijk van of jouw bedrijf zelf de juiste mensen in huis heeft, of dat jullie een externe partij hiervoor moeten inhuren.

Hoe plan en bereken je jouw recruitment budget

Nu je weet uit welke bouwstenen je recruitment budget bestaat, is het tijd om jouw budget te gaan bouwen. Daarvoor moet je dit stappenplan volgen:

• Schat het aantal hires. Doe dit op verschillende niveaus: bouw ‘m af van jaar, naar kwartaal, naar maand en als laatste week. Cruciaal hierbij is de vacaturekalender en eerdere budgetten. Door te kijken naar eerdere budgetten kun je een goede voorspelling doen op de komende periode. En vergeet niet rekening te houden met jullie doelstellingen. Een bedrijf wil groeien, maar krijgt ook te maken met uitstroom. Misschien willen ze in een jaar wel 50 nieuwe functies vervullen, maar moeten de functies van vertrekkende werknemers ook gevuld worden.​
• Schat de kosten in voor de hierboven genoemde categorieën. De meeste kosten zijn redelijk vast (zoals software kosten en externe recruitment bureaus), andere kosten (zoals salaris, adverteren en job boards) kun je berekenen door naar voorgaande advertenties, campagnes, etc. te kijken. ​
• Denk aan extra kosten zoals een upgrade van de Werken bij pagina van je bedrijf, het invliegen van een sollicitant voor een interview of de kosten van een intern referral programma. ​
• Bereken de cost-per-hire. Hiermee kun je jouw recruitment budget forecasten. CPH = interne recruitment kosten + externe recruitment kosten / alle hires. Let op dat je de kosten en hires over een bepaalde periode neemt. De cost-per-hire hangt erg af van de grootte van je bedrijf en de hoeveelheid hires. Bij grote bedrijven met veel hires is hun cost-per-hire vaak lager dan bij kleine(re) bedrijven. Ze kunnen hun grote budget immers spreiden over heel veel hires! Gemiddeld gezien is een CPH van 3.000-5.000 euro een positief resultaat. Hoe meer hires, hoe lager je cost-per-hire uiteindelijk wordt! Hou daarnaast ook rekening dat voor sommige functies de CPH hoger uitvalt, omdat die misschien lastiger te vullen zijn.​

Effectief besteden van je recruitment budget

We kennen nu de bouwstenen van een recruitment budget en weten hoe we het budget berekenen. Het is nu tijd om te kijken hoe we de uitgaven efficiënter in kunnen delen. Dit zijn wat ons betreft de slimste manieren om te bezuinigen op recruitmentkosten:

• Verkort time-to-hire. Een sneller werving proces kan je helpen de cost-per-hire te verlagen (doordat je processen anders inricht of automatiseert) en heeft ook een positieve impact op de ervaring van de kandidaat. Je kunt het proces verkorten of versnellen door bijvoorbeeld:

Standaardisatie

Het proces van het opstellen van de vacature te standaardiseren. Gebruik ons gratis vacature template voor de beste opbouw van een online vacature!Zorgen dat de recruiter een sollicitant snel opvolgt

Snel te zijn

Zorgen dat de recruiter een sollicitant snel opvolgt

Selectiedagen te organiseren

Een selectiedag te organiseren met alle geschikte kandidaten in plaats van individuele gesprekken

Digitalisatie

Video-interviews in plaats van interview op locatie in te voeren

• Investeer in referral programma’s. Empower je werknemers en ze worden de beste ambassadeurs die je je kunt voorstellen! Daarnaast weten ze vaak precies wie binnen het bedrijf en bij de functie past, dus heb je een grotere kans om een gekwalificeerde kandidaat binnen te halen.
• Denk aan extra kosten zoals een upgrade van de Werken bij pagina van je bedrijf, het invliegen van een sollicitant voor een interview of de kosten van een intern referral programma. ​
• Automatiseren. Door te automatiseren kun je niet alleen geld besparen op de lange termijn, het bespaart je ook een hoop tijd! Er zijn meerdere tools op de markt waarmee je tijdrovende taken zoals e-mailupdates, social media messaging, FAQ’s (veel gestelde vragen) en de helpdesk kunt automatiseren.

En nu? Aan de slag!

Laat het duidelijk zijn dat het effectief besteden van een recruitment budget geen eenvoudige opgave is: besparen en effectief besteden van budget kost tijd. Welke manier werkt het best voor jouw organisatie en jullie recruitment proces? Misschien leent het investeren in een goed referral programma veel minder dan het automatiseren van processen zoals screening en mailing. Hoe kom je erachter wat het best werkt voor jouw team? Door te testen! Door te doen!