Hoe manage je verloop en uitstroom?

Het juiste personeel vinden is een hele uitdaging, dat weet jij als recruiter als geen ander. Dus als je na veel tijd, geld en moeite goede werknemers binnen hebt, wil je ze het liefst zo lang mogelijk in jouw organisatie houden. Alleen is het tegenwoordig steeds lastiger om personeel te behouden: het verloop en de uitstroom zijn hoog. Dat heeft natuurlijk te maken met de aantrekkende arbeidsmarkt, maar ook met de opkomst van een nieuwe generatie werknemers die andere dingen belangrijk vindt in een carrière: millennials, generaties Y en Z - je kent ze vast. Je kunt iets doen tegen verloop: we leggen je uit waarom en hoe!

Wat is het verschil tussen verloop en uitstroom?

Personeelsverloop of verloop is de wisseling van werknemers in een organisatie. Meestal wordt het berekend door te kijken naar het verschil in het aantal medewerkers aan het begin en aan het einde van een kalenderjaar. Zo’n verschil ontstaat door de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel.

Uitstroom is het aantal werknemers dat een bedrijf verlaat omdat hun contract vrijwillig of onvrijwillig wordt ontbonden. Het is eigenlijk een onderdeel van verloop, naast in- en doorstroom.

Tegelijkertijd is uitstroom echter ook de meest voorkomende manier om personeelsverloop te berekenen. Veel bedrijven kijken namelijk alleen naar de uitstroom om hun verloop te bepalen, naar het aantal vertrekkende medewerkers. De twee definities lopen dus door elkaar: zowel verloop als uitstroom kan als term worden gebruikt voor de medewerkers die vertrekken bij een bedrijf.

Redenen voor verloop: waarom vertrekken medewerkers?

Als je als organisatie veel tijd en geld investeert in het binnenhalen van de juiste mensen, wil je het verloop van je personeel natuurlijk zo laag mogelijk houden. Daarvoor moet je er eerst achter komen wat de reden is dat werknemers vertrekken.
Er kunnen verschillende redenen zijn voor uitstroom:

• werknemers missen begeleiding, coaching, feedback
• de functie of werkplek valt tegen
• er ontbreekt een gevoel van erkenning of waardering
• er zijn te weinig mogelijkheden om te groeien of promotie te maken
• een gebrek aan vertrouwen in de leidinggevende
• stress door een slechte balans tussen werk en privé, overwerken

Op dit moment is de belangrijkste reden dat werknemers een bedrijf verlaten een gebrek aan uitdaging en doorgroeimogelijkheden. Zelfontplooiing en ontwikkeling zijn enorm belangrijke motivaties in deze tijd van kenniseconomie en millennials.

''Het kost tot wel 20% van een jaarsalaris om werknemers met een modaal inkomen te vervangen''

Waarom verloop op zich geen probleem is

De traditionele kijk op verloop was: het is slecht als een werknemer een bedrijf verlaat – slecht voor het bedrijf en voor de medewerker.

Verloop is op zichzelf echter heel normaal: het hoort bij een gezond bedrijf dat werknemers eens in de zoveel tijd vertrekken en er weer nieuwe collega’s bijkomen. Inmiddels is iedereen in HR of recruitment ervan overtuigd dat verloop juist goed is en nieuwe kansen creëert. Als een collega positief vertrekt, kan die gewoon ambassadeur van je bedrijf blijven en zelfs nog nieuwe werknemers aandragen.

Personeelsverloop hoort er dus bij en je kunt het nooit helemaal voorkomen. Maar het kan alsnog veel geld kosten: de kosten om medewerkers met een modaal salaris te vervangen zijn gemiddeld 20% van hun jaarinkomen.

En voor meer specialistische functies en hoger betaalde banen kunnen de kosten van verloop zelfs oplopen tot 213% van het jaarsalaris!

Kortom: een te hoog verloop is zonde, dus het is belangrijk om je personeelsverloop in de gaten te houden.

Hoe reageer je het beste op verloop?

Om het verloop van personeel aan te pakken, kun je op 2 manieren aan de slag gaan. Een eerste, al heel gebruikelijke aanpak is werken aan een exit-strategie. Veel bedrijven laten werknemers die vrijwillig vertrekken bijvoorbeeld een exit-formulier invullen. En een onderdeel dat zeker niet mag missen in je strategie is het exitgesprek: daarin bespreekt de vertrekkende medewerker met HR de redenen dat hij zijn baan heeft opgezegd.

Een volgende stap in je HR-strategie is om de feedback van de exit-formulieren en -gesprekken te verzamelen, te analyseren en op basis daarvan actie te nemen. Zie je trends in de redenen waarom medewerkers vertrekken? Is het verloop op een specifieke afdeling bijvoorbeeld opvallend hoger? Stel dan een plan op om de werksfeer op die afdeling te verbeteren.
Het enige nadeel van een exit-strategie en feedback analyseren: het is reactief, je gaat er het verloop niet mee tegen. Hoe zorg je er dan voor dat je personeelsverloop echt vermindert?

Zo ga je verloop echt tegen

Hoog verloop is kostbaar, dus nog beter dan erop reageren met een exit-strategie en feedback van ex-werknemers is om je personeelsverloop zo laag mogelijk te houden. Zo verminder je jouw personeelsverloop in 2 stappen:

1. Gissen is missen: gebruik je exit-data

Als je een exit-strategie hebt en feedback vraagt van vertrekkende collega’s, is het grote voordeel: je verzamelt steeds meer data over de cultuur, sfeer, de kwaliteit van managers en over HR-processen binnen jouw bedrijf. Deze gegevens helpen je om trends te ontdekken in wie precies z’n baan opzegt en om welke redenen.

Gebruik die data! Onderzoek welke afdelingen en functies het hoogste verloop laten zien.

2. Begin met proactieve recruitment

Zodra je weet in welke functies je personeelsverloop het hoogst is, is de volgende stap: begin met proactief werven voor die functies. Je kunt er ook mee starten voor vacatures die altijd lastig te vervullen zijn, zoals functies met hoge interne mobiliteit en nieuwe, nog niet bestaande rollen.

Hoe pak je proactieve recruitment op? In het kort: zorg dat je al actief nieuwe kandidaten zoekt voordat je huidige personeel uitstroomt.

Werk je recruitment-proces uit

Voordat je kunt beginnen met het actief benaderen van kandidaten die bij jouw bedrijf, moet je weten welke stappen nodig zijn van om die kandidaten aan te trekken, te screenen, geïnteresseerd te houden en – uiteindelijk – aan te nemen. Dus breng je recruitment-proces in kaart.

Begin met het vullen van talent pools

Hier komt de pro-activiteit van proactief werven terug: maak een voorraad aan van geschikte kandidaten die jouw bedrijf ook zien zitten, nog voordat er een specifieke vacature vrijkomt.

Beheer je wervingsproces en al je kandidaten in een ATS

Een applicant tracking system (ATS) of recruitment-systeem helpt je om het overzicht te houden over je wervingsproces en de kandidatenstroom:

• Je krijgt inzicht in welke kandidaten je voor welke rol benaderd hebt
• Je kunt met de data die je verzamelt berekenen hoeveel nieuw personeel je per maand nodig hebt
• Je kunt bijhouden hoeveel geld je elke maand of paar maanden uitgeeft aan recruitment en aan advertenties voor vacatures.

Je kunt een ATS system gebruiken om te bepalen hoe je je talent pool kunt inrichten (of uitbreiden).

Aan de slag om verloop tegen te gaan: heb je al eens gedacht aan een recruitment kalender?

Verloop en uitstroom van je personeel horen nu eenmaal bij een gezond bedrijf, maar kunnen je ook veel geld kosten. Het is belangrijk om inzicht in je personeelsverloop te krijgen. Zo kun je actie gaan nemen om het aantal medewerkers dat je bedrijf verlaat terug te dringen. Dit kun je onder andere doen met een recruitment kalender. Wanneer je van te voren weet dat er vacatures aankomen, kun je ze het beste plannen en ruim van tevoren communiceren.