Is jouw recruitment funnel succesvol?

Nadat je een tijd met jouw recruitment funnel gewerkt hebt, is het een goed idee om te testen hoe jouw recruitment proces presenteert. Heb je nog geen goede recruitment funnel of heb je een opfrisser nodig? Lees dan deze blog! In deze blog gaan we langs de basis recruitment funnel die we hebben opgesteld en laten we je zien met welke Key Performance Indicators (KPI’s) je het succes van iedere fase in de funnel kunt meten.

Fase 1: Awareness

De eerste fase gaat vooral om het verspreiden van het verhaal van jouw bedrijf, dit valt onder employer branding. Concreet betekent dit dat het verhaal van het bedrijf weergegeven wordt op een mooie ‘Carrière’ of ‘Werkenbij’ pagina en het op social media verspreid wordt! Een goede manier om de reputatie van je bedrijf een boost te geven. Maar hoe meet je nou de waarde van de employer branding?

Meten met Google Analytics

Google Analytics is zeer geschikt om te meten hoe jouw carrièrepagina het doet. Het kan gemeten worden aan de hand van views, bereik en de bounce rate die allemaal terug te vinden zijn in Google Analytics. Bij views en bereik wordt er gekeken naar hoeveel bezoekers jouw website bekijken. Het is vooral interessant om in de loop van tijd na te gaan of het bereik ook toeneemt. De bounce rate geeft je een percentage van alle bezoekers die op jouw site belanden en weer vertrekken zonder door te klikken naar andere pagina’s op je website.

KPI

Bounce Rate

Formule

Het aantal sessies waarbij één pagina wordt geladen / het totaal aantal sessies * 100

Voorbeeld

40 bezoekers bekeken enkel de homepage, 350 bezoekers bekeken meer dan één pagina

Berekening

Bounce rate 40/350*100 = 11,43%

Een hoge bounce rate hoeft niet altijd een slechte zaak te zijn. Als jouw site maar uit één pagina bestaat waardoor sessies van één pagina waarschijnlijk zijn, is een hoge bounce rate niks om je zorgen over te maken. Maar als het de bedoeling is dat bezoekers via jouw homepage doorklikken naar de rest van de site en het merendeel van de bezoekers bekijkt alleen de homepage, is een hoge bounce rate wel iets om je zorgen over te maken.

Als dit laatste probleem voor jouw website van toepassing is, dan is de oplossing om het algemene ontwerp van de website nog eens te analyseren: kijk naar de taal, afbeeldingen, kleur en zichtbaarheid van belangrijke pagina-elementen; is het duidelijk waar bezoekers onderdelen kunnen vinden en zijn calls-to-action uitgelicht op de pagina.

Fase 2: Consideration

In deze fase van de recruitment funnel ben je bezig met het sourcen van je kandidaten. Vervolgens wil je dat potentiële kandidaten een sollicitatie op jouw vacaturepagina gaan overwegen en het bijbehorende formulier gaan invullen. Maar voordat je dit gaat meten, is het belangrijk om te weten welk kanaal het meeste oplevert. Hoe meet je welke het meest waardevol is?

Meten met CTR

CTR staat voor Click Through Rate, met andere woorden hoeveel mensen daadwerkelijk doorklikken naar de vacaturepagina. Met deze KPI kun je in beeld brengen via welk kanaal kandidaten het meeste doorklikken. Je splitst deze KPI op in de kanalen die je als recruiter inzet om de geschikte kandidaat te laten landen op de vacaturepagina, bijvoorbeeld:

• Job Boards
• Social Media
• Website
• Referrals (verwijzingen)
• E-mails

Om dit te kunnen meten heb je data van (alweer) Google Analytics nodig. Hierin kun je zien welke kanalen de meeste klikken en de hoogste CTR opleveren. De CTR geeft je een percentage van alle postweergaves van het desbetreffende kanaal en hoeveel mensen daarvan daadwerkelijk hebben doorgeklikt naar de vacaturepagina.

KPI

CTR

Formule

Het totaal aantal klikken naar de vacaturepagina / Totaal aantal weergaves van het kanaal * 100

Voorbeeld

2300 mensen bekeken de vacaturepost op LinkedIn, 452 klikte door naar de vacaturepagina

Berekening

CTR 452/2300*100 = 19,65%

Fase 3: Interest

Je wilt natuurlijk dat potentiële kandidaten het sollicitatieproces voltooien zodat jij je hengel in een zo groot mogelijke vijver vol kandidaten kan uitgooien! Wanneer het sollicitatieproces te ingewikkeld is, kan het zijn dat je een deel van je potentiële kandidaten kwijtraakt. Je bent nu op het punt beland dat je de aandacht hebt gepakt door middel van sourcing en employer branding, maar de echte interesse krijgen kandidaten pas op het moment dat ze je vacature bekijken en het sollicitatieproces gaat starten, dus het formulier openen en invullen.

Meten met Application Completion Rate

Hoeveel kandidaten starten het sollicitatieformulier en hoeveel maken deze daadwerkelijk af? Een laag voltooipercentage betekent dat sollicitanten afhaken voordat ze het gehele formulier hebben voltooit. Misschien is het formulier te lang, frustrerend repetitief of wordt er om te veel persoonlijke informatie gevraagd. Het kan ook wijzen op technische mankementen. Start direct met een onderzoek als je ontdekt dat je een lage Application Completion Rate hebt, want het vertraagd het gehele recruitment proces!
Om het ‘succespercentage’ van je carrièrepagina te meten gebruik je de conversion rate, deze KPI geeft aan welk percentage van alle bezoekers daadwerkelijk gesolliciteerd hebben op je vacatures.
In deze Engelstalige blog (https://resources.workable.com/tutorial/faq-candidate-experience-metrics)vind je nog meer handige KPI’s om deze fase in de funnel te testen.

KPI

1. Application Completion Rate
2. Conversion Rate

Formule

1. Het aantal compleet ingevulde sollicitatieformulieren / het aantal keer dat het sollicitatieformulier is gestart * 100
2. Het aantal unieke bezoekers binnen een bepaald tijdsbestek / het aantal sollicitaties dat je in dezelfde periode hebt ontvangen * 100

Voorbeeld

1. Je hebt de afgelopen maand 120 compleet ingevulde sollicitatieformulieren ontvangen, echter waren 175 kandidaten het sollicitatieformulier gestart
2. 1.500 werkzoekenden hebben je carrièrepagina binnen een maand bezocht en 200 van hen hebben op je vacatures gesolliciteerd

Berekening

1. Voltooipercentage deze maand:
   120/175*100 = 68,57%
2. Maandelijkse conversie: 200/1500*100 = 13,3%

Fase 4: Select

De vierde fase is de fase van de recruitment funnel waarbij alle sollicitaties inmiddels binnen zijn. Binnen deze fase vallen:

• De screening van de kandidaten
• De selectie die gemaakt wordt aan de hand van automatische selectie van de meest gekwalificeerde kandidaten op basis van harde eisen die worden gesteld
• Selectieproces kandidaat (telefonisch interview en tweede interview)

Je wilt natuurlijk dat je in deze fase overblijft met alleen de beste kandidaten uit je pool!

Je kunt uiteraard andere KPI’s en andere visualisaties gebruiken, het is maar net waar jij en je team de voorkeur aan geven.

Meten met Qualified Candidates Ratio

Bij fase vier hoort een KPI die berekent hoeveel van alle sollicitanten de selectieprocedure doorlopen hebben en hoeveel gekwalificeerde kandidaten hierbij zitten. Na verloop van tijd ontdek je namelijk ook hoeveel gekwalificeerde kandidaten nodig zijn per positie. Dit hangt natuurlijk af van de doelen die jij met je team hebt gesteld.

KPI

Qualified Candidates Ratio

Formule

Het aantal geselecteerde gekwalificeerde kandidaten / alle kandidaten die hebben gesolliciteerd * 100

Voorbeeld

200 kandidaten hebben gesolliciteerd, daarvan zijn 45 kandidaten geselecteerd als gekwalificeerd

Berekening

Qualified Candidates Ratio:
45/200*100 = 22,5%

Fase 5: Offer

Het is tijd om de meest gekwalificeerde kandidaat een aanbod te doen die hij of zij niet kan weerstaan! Een belangrijke fase in het proces: je hebt al heel veel geïnvesteerd in de kandidaten die het zo ver geschopt hebben. Zonde dus als kandidaten het hier af laten weten omdat jij geen goed voorstel hebt gedaan. Daarom is het noodzakelijk om deze fase goed te meten!

Meten met Offer Acceptance Rate

Deze KPI geeft je inzicht in hoeveel aanbiedingen worden geaccepteerd. Acceptatiepercentages zijn vrijwel nooit 100%, dat moet ook niet het streven zijn in deze fase. Door dit een bepaalde tijd te volgen, kun je beoordelen hoe effectief je strategieën voor het werven van talent zijn. Een lage offer acceptance rate geeft je een signaal om je offer te herzien. Bied je een vergelijkbaar salaris met andere bedrijven in dezelfde tak van sport?

KPI

Offer Acceptance Rate

Formule

Het aantal acceptaties / het aantal aanbiedingen * 100

Voorbeeld

Je hebt 45 kandidaten een aanbod gedaan, 32 van hen accepteren dit aanbod

Berekening

Offer Acceptance Rate: 32/45*100 = 71,11%

Fase 6: Hire

Jouw match heeft inmiddels jouw hele funnel doorlopen, het aanbod geaccepteerd en is door je klant aangenomen. Gefeliciteerd! Het enige wat je nu nog wil weten is hoeveel het hele proces heeft opgeleverd.

Meten met Cost per Hire

Om de waarde €€€ van je recruitment resources te meten kun je gebruik maken van Cost per Hire. Het geeft je daarnaast ook inzicht in het succes van het effectiever besteden van je recruitment budget. Je Cost per Hire hoeft geen race naar de nul te zijn, er zijn nu eenmaal kosten verbonden aan het werven van talent.

KPI

Cost per Hire

Formule

(De totale externe kosten + totale interne kosten) / het totaal aantal hires

Voorbeeld

Er is 2700 aan externe kosten besteed en 1350 aan interne kosten. 32 kandidaten zijn aangenomen

Berekening

Cost per Hire:
(2700+1350) / 32 = €126,56

Fase 7: Passed

Niet ieder proces verloopt even succesvol. Soms komt het voor dat je meest gekwalificeerde kandidaat jouw aanbod niet accepteert. Dan kun je het aanbod eventueel aanpassen, of doorgaan met een andere kandidaat. Zorg er altijd voor dat je een goede relatie onderhoudt met de mensen in deze fase van de funnel: wie weet zijn ze op een ander moment wel de hire die je nodig hebt.

Meten met Offer Decline Rate

Eerder in het proces werd de Offer Acceptance Rate gemeten, maar helaas zegt niet altijd de eerste kandidaat die je benadert toe. De Offer Decline Rate is het tegenovergestelde, namelijk hoeveel kandidaten het aanbod niet accepteren delen door het aantal geschikte kandidaten voor de baan (*100 om het percentage te verkrijgen).

KPI

Offer Decline Rate

Formule

Het aantal kandidaten die niet hebben geaccepteerd / het aantal aanbiedingen * 100

Voorbeeld

Je hebt 45 kandidaten een aanbod gedaan, 8 van hen hebben het niet geaccepteerd

Berekening

Offer Decline Rate:
8 / 45*100 = 17,78%

En nu?

Wanneer je deze stappen, de bijbehorende KPI’s + berekeningen onder elkaar zet, heb je een recruitment funnel met echte data! Nu kun je goed zien waar het in de funnel spaak loopt en er aandacht nodig is.