Hoe richt je een dashboard in voor recruitment?

In voorgaande blogs hebben we uitgelegd wat een funnel is en hoe je berekeningen maakt met je verzamelde data. Beter kun je deze data visualiseren in een dashboard. Dashboard? Een dashboard visualiseert relevante data met betrekking tot jouw recruitment prestaties. Zo zie je in één oogopslag hoe jij en je team ervoor staan.

Wat is een recruitment dashboard?

Wanneer je actief aan het werven, selecteren en aannemen bent, komt er data vrij. Deze data wordt opgeslagen in je CRM en/of ATS en kun je exporteren in Excel, Tableau of bijvoorbeeld Power BI. Deze exports bevatten rijen en kolommen aan cijfers waarmee berekeningen gedaan kunnen worden om te analyseren hoe het recruitmentproces ervoor staat. Echter, is dit meer een taak voor de analist dan voor de recruiter. Recruiters verdrinken al snel in al deze cijfers en hebben eigenlijk geen idee wat er nou echt staat. Dit is dan ook niet iets waarmee de recruiter bezig zou moeten zijn. Daarvoor is een dashboard, want deze geeft vaak in maar één pagina visueel weer wat de recruiter en zijn team moeten weten over de stand van zaken.

Dus, wat is het verschil tussen een analyse en een dashboard?

Analyses

• Geeft antwoord op specifieke vragen
• Geeft data weer wat nodig is
• Custom
• Focus op de toekomst
• Gedetailleerde doelgroep
• Flexibel

Dashboard

• Geeft algemene informatie
• Geeft data weer waarom gevraagd is
• Gestandaardiseerd
• Focus op het verleden
• Brede doelgroep
• Inflexibel

Waarom een recruitment dashboard?

Je kunt enorm veel data verzamelen over de recruitmentwerkzaamheden en al snel door de bomen het bos niet meer zien. Een dashboard maakt data overzichtelijk, toont de grote lijnen, trends en maakt data zo ook actionable. In een dashboard heb je niet alleen maar tabellen met cijfers, zoals in Excel of Google Analytics, maar begrijpelijke visuals. Dat helpt als je niet van huis uit een technologisch aangelegd persoon bent.

Een dashboard geeft visueel inzicht in de efficiëntie van je wervingsproces:

• Je kunt zien waar je kandidaten vandaan komen, via welk kanaal ze bij jou(w website) terecht zijn gekomen
• Je kunt controleren of je recruitment-advertenties op sociale media goed converteren
• Je weet welke vacatures het meest opleveren en waar je marge het hoogst is tegenover welke het duurst zijn om te vullen

Dankzij bovenstaande inzichten kun je weer beter proactief werven en je proactieve activiteiten met een gerichter doel vooruit plannen.

Hoe maak je een recruitment dashboard?

Voordat je een dashboard maakt, moet je eerst weten wat je graag in je dashboard wilt zien. Dit zijn de KPI’s van jouw recruitmentproces. Voorbeelden hiervan zijn:

• Looptijd van de vacature
• Type kanaal waaruit de sollicitatie op binnenkomt
• Budget uitgegeven advertenties recruitment campagne
• Weergaven van de vacature advertenties
• Klikken naar de vacature pagina
• Sollicitaties via de vacaturepagina
• Telefoongesprekken
• Live gesprekken
• Contracten getekend

Bepaal daarna wat de hiërarchie is van de KPI’s: voordat iemand klikt, moet hij of zij wel de advertentie hebben gezien. Het rijtje hierboven staat al in de juiste hiërarchie.

Nu moet je aangeven hoe je elke KPI wilt visualiseren:

• Number chart voor de looptijd van de vacature en uitgegeven budget:
• Cirkeldiagram voor type kanaal
• Funnel visuals voor weergaves, klikken, sollicitaties, telefoongesprekken, live gesprekken en getekende contracten:

Je kunt uiteraard andere KPI’s en andere visualisaties gebruiken, het is maar net waar jij en je team de voorkeur aan geven.
Hoe maak je deze grafieken en visuals? Meest voor de hand liggend programma is Excel of Google Sheets. Uiteraard zijn er talloze softwareprogramma’s die je hierbij kunnen helpen. Heb je hier geen zin in? Onze Werkenbij ATS beschikt over een dashboard die voor jouw team geoptimaliseerd is!

Maak je dashboard real-time

Wanneer je met ‘offline’ software aan de slag gaat, moet je elke week je data exporteren en je dashboard bouwen. Door dit elke week te doen, blijf je goed op de hoogte van het recruitment proces. Echter, kost dit wel veel tijd en energie! Slimmer is om je dashboard ‘online’ te maken, met andere woorden: real time. Hoe? Wanneer je gebruik maakt van Google Sheets, kun je dit, bijvoorbeeld, via Zapier verbinden aan je databronnen zoals Facebook, LinkedIn en je ATS. Uiteraard is hier ook andere software voor!
Met een real time dashboard hoef je het recruitment team ook niet steeds rapporten te sturen, ze hoeven enkel te klikken op de link naar het online dashboard om de actuele status te zien van het recruitment proces. Handig!

Blijf je dashboards regelmatig evalueren

Een dashboard laat zien wat er gevraagd wordt. Deze vraag kan in de loop van de tijd veranderen en dan moet het dashboard mee veranderen. Doe eens in de maand, of nadat een vacature is opgevuld, een review met je team of het dashboard nog actueel is. Staan alle vraagstukken van het team in het dashboard, is er iets in het proces veranderd, mist er iets of staat er juist te veel in? Zorg ervoor dat alle elementen in het dashboard relevant zijn!