Topkandidaten werf je niet met je ATS, maar met een CRM

Een ATS zit er bij de meeste recruiters goed ingebakken, maar wat als je systeem niet kan zorgen voor hetgeen wat bij jou op de eerste plaats staat? Namelijk een relatie opbouwen met je kandidaat. Dan is een CRM de oplossing.

Veel bedrijven en recruiters zijn afhankelijk van hun ATS als het gaat om het werven en selecteren van kandidaten. Tegelijkertijd zien we een nieuwe speler op de recruitmentmarkt opduiken: customer (ofwel candidate) relationship management software. Slimme recruiters gebruiken dat systeem om een candidate pool op te bouwen en de relatie met hun kandidaten en werknemers te versterken. In deze blog tackelen we:

• De plus- en minpunten van zowel ATS als CRM
• De waarschuwingssignalen dat jij een CRM nodig hebt
• Hoe je het beste uit beide systemen haalt en hoe je ze integreert in jouw recruitmentproces

De plus- en minpunten van een ATS en CRM

Een ATS (Applicant Tracking Systeem) automatiseert het maken en onderhouden van kandidaatgegevens. Je hoeft geen uitgebreide spreadsheets in te vullen en bij te houden of handmatig te rapporteren. Daarnaast bespaar je met een ATS tijd die je anders aan administratieve rompslomp kwijt bent, wat je time to hire versnelt. Eigenlijk is je ATS dus een opslagplaats voor sollicitanten en is het een tool om het recruitmentproces te beheren.

Je CRM gebruik je om op de lange termijn relaties op te bouwen met je kandidaten. Dit stelt je in staat om een pool van kandidaten op te bouwen en te onderhouden door middel van e-mail, blogs, automatisering, social media en meer (afhankelijk per CRM). Met een CRM ben je ook in staat om met al je collega’s binnen hetzelfde platform samen te werken en je kunt precies de activiteiten of traject zien van de contactpersonen in je systeem. Met je CRM ben je dus in staat om je employer branding uit te rollen en de candidate experience te verbeteren.

Hoe weet je of je een CRM nodig hebt?

Waarschuwingssignalen, opgepikt van recruiters die eerder zonder CRM werkten, zijn onder andere dat je vaak veel informatie handmatig moet invoeren, dat het ATS voornamelijk als administratief wordt gezien en engagement niet wordt gemeten. Als dit herkenbaar is, stel jezelf dan de volgende vragen:

Ben of wil ik actief sourcen?

Een ATS is in essentie vooral reactief, omdat je hieruit pas kun werken wanneer je sollicitanten toevoegt aan een lijst of proces waar je mee bezig bent. Als je kandidaten zelf wil activeren kun je je ATS niet gebruiken. Met een CRM kun je wel proactief sourcen en prospects targeten via social media, campagnes en e-mailmarketing om relaties met hen op te bouwen.

Werk ik met meer recruiters samen?

Data van (oude) kandidaten moet altijd bereikbaar zijn, voor heel het team. Met een CRM ben je in staat om moeiteloos notities te delen, kandidatenlijsten te beheren, inzichten per kandidaat in te zien en crossmediaal te communiceren.

Heb ik moeilijk te vervullen rollen te vullen?

Veel rollen krijgen automatisch veel repons omdat het populaire functies betreffen, terwijl andere rollen niet direct veel reacties ontvangen omdat ze specifieker en misschien hoogdrempelig zijn. Je zult meer tijd en energie in deze functies moeten steken om de best fit te vinden, vaak door proactief te sourcen. Een CRM is daar een handige tool voor, omdat je met verschillende functionaliteiten potentiële kandidaten naar je toe kunt trekken.

Heb ik veel (oude) kandidaten in mijn ATS opgeslagen? 

Hoeveel kandidaten heb je de afgelopen jaren opgeslagen in je ATS? Hoeveel van deze kandidaten heb je na hun sollicitatie en afwijzing benaderd voor een andere rol? Grote kans dat de data van deze oude kandidaten wegrot in je systeem, terwijl je met een CRM de band met oude kandidaten juist blijft onderhouden. Wie weet zit er tussen jouw oude kandidaten een topper voor een andere functie. Die kans hou je zonder slim kandidatenbeheer onbenut.

Staat employer branding en de candidate experience hoog op mijn agenda?

De meeste CRM's bieden een compleet pakket aan communicatie-, marketing- en salesfunctionaliteiten aan waarmee ook recruiters (potentiële) kandidaten kunnen beheren, optimaliseren en de relatie met hen versterken. Je kunt relevante content delen met specifieke personen en zo de betrokkenheid die ze hebben met jouw organisatie versterken.

Als je op al deze vragen ‘ja’ antwoordt, dan is het verstandig om te kijken naar de mogelijkheden om je huidige systeem te versterken met een CRM. Dan vraag je je misschien af: wat levert het me precies op als ik beide systemen met elkaar ga integreren?

Wat levert een integratie tussen mijn ATS en een CRM mij op?

In een kandidaat gefocuste arbeidsmarkt moeten we een gestroomlijnd proces aan kunnen bieden en de candidate experience versterken. Dit zijn twee essentiële onderdelen van het recruitmentproces die bij een integratie samenkomen. En dat levert je het volgende op:

• Je kunt talent pools koppelen aan klanten en hen als tussenpersoon met elkaar in contact brengen.
• Je kunt klanten, kandidaten en prospects in beide systemen beheren en met elkaar laten communiceren.
• Je kunt bruggen bouwen tussen beide systemen, waardoor je tijd bespaart omdat je informatie niet handmatig in hoeft te voeren.
• Je kunt data-driven beslissingen nemen doordat je met een CRM (meestal) diepgaande analyses kunt doen.
• Je kunt je communicatie afstemmen op basis van klant- of kandidaatspecifieke informatie zoals industrie, branche, functie, opleidingsniveau of activiteit.

Deze voordelen leveren je uiteindelijk niet alleen een gunstigere ROI op, maar ook een betere candidate experience, snellere time to hire en een betere fit, waardoor je verloop daalt. Kortom, het hebben van goede recruitment systemen is cruciaal voor het optimaliseren van je recruitmentproces.

Wil je meer weten over integraties tussen een ATS en CRM? Neem dan contact met ons op en geef in het contactformulier aan dat je “meer wilt weten over een ATS en CRM”. Dan laten we je aan de hand van onze recente client case met Carerix en Hubspot precies zien hoe zo’n integratie in z’n werk gaat.